Dataskydd och behandling av personuppgifter (GDPR)
Haninge Bostäder värnar om din personliga integritet. Vi behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och tillämplig svensk lagstiftning. På denna sida förklarar vi vilka uppgifter vi behandlar, varför vi gör det, vilken laglig grund vi har och hur länge uppgifterna sparas.
Så behandlar vi dina personuppgifter (kortfattat)
- Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna erbjuda bostäder, administrera hyresförhållanden och ge service.
- Vi gör det endast när det finns en laglig grund, till exempel avtal, rättslig skyldighet eller berättigat intresse.
- Vi sparar uppgifterna så länge det behövs, till exempel enligt lag eller under tiden du är kund hos oss.
- Du har rätt att få information om dina uppgifter, begära rättelse eller invända mot behandling.
För mer information, se hela texten nedan eller kontakta vårt dataskyddsombud.
Personuppgiftsansvarig
Haninge Bostäder AB 556556-5073
Rudsjöterrassen 5, 13640 Haninge
Haninge Bostäder är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter.
Dataskyddsombud
Haninge Bostäder har utsett ett dataskyddsombud (DSO) som övervakar att vi följer dataskyddsreglerna. Du kan kontakta vårt dataskyddsombud om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter.
Kontaktuppgifter till dataskyddsombud:
Vad är en personuppgift?
En personuppgift är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande person, till exempel namn, personnummer, kontaktuppgifter eller uppgifter om ditt boende.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Vi behandlar personuppgifter endast när det finns ett tydligt ändamål och en laglig grund enligt GDPR.
| Ändamål | Exempel på uppgifter | Laglig grund |
|---|---|---|
| Administrera bostadskö | Namn, kontaktuppgifter, kötid | Berättigat intresse |
| Hantera ansökan om bostad | Inkomstuppgifter, referenser, kreditupplysning | Berättigat intresse / åtgärder inför avtal |
| Teckna och administrera hyresavtal | Personnummer, kontaktuppgifter, betalningsinformation | Fullgöra avtal / rättslig förpliktelse |
| Hantera felanmälan och service | Kontaktuppgifter, ärendehistorik | Fullgöra avtal |
| Hantera störningar och rättsliga ärenden | Ärendedokumentation, betalningshistorik | Berättigat intresse / rättslig förpliktelse |
| Passage- och bokningssystem | Taggar, loggar | Berättigat intresse |
| Kommunikation med dig | E-post, telefonnummer, meddelanden | Berättigat intresse |
| Rekrytering | CV, personligt brev | Berättigat intresse |
| Uppfylla lagkrav (t.ex. bokföring) | Fakturor, betalningar | Rättslig förpliktelse |
Vi har gjort en intresseavvägning och bedömt att behandlingen är nödvändig och att den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter inte väger tyngre.
Hur länge sparar vi dina uppgifter?
Vi sparar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för ändamålet eller enligt lag. Gallring sker enligt vår informationshanteringsplan.
| Ändamål | Lagringstid |
|---|---|
| Bostadskö / Mina sidor | Så länge du är aktiv. Konto tas bort efter 18 månaders inaktivitet |
| Ansökan om bostad | Under processen + upp till 3 månader efter |
| Hyresavtal | Under avtalstid + upp till 10 år (preskriptionstid) |
| Betalningar och fakturor | 7 år (bokföringslagen) |
| Felanmälan | Under ärendet + upp till 2 år |
| Störningsärenden | Under ärendet + upp till 5 år |
| Inkasso/krav | Upp till 10 år |
| Passage- och bokningsloggar | Upp till 30 dagar (passage ca 2 veckor) |
| Kamerabevakning (om tillämpligt) | Max 21 dagar |
| Rekrytering | Upp till 2 år |
| Kommunikation | Upp till 3 år |
| Kundforum | Anonymiseras efter 12 månader, raderas efter 3 år |
| Allmänna handlingar | Enligt arkivlagen |
Uppgifter kan sparas längre om det krävs för att hantera rättsliga anspråk.
Varifrån får vi dina uppgifter?
Vi samlar in personuppgifter från:
- Dig själv
- Kreditupplysningsföretag
- Myndigheter
- Samarbetspartners (t.ex. entreprenörer)
Vem delar vi uppgifter med?
Vi kan dela dina personuppgifter med:
- IT-leverantörer
- Entreprenörer och servicepartners
- Myndigheter när det krävs enligt lag
Alla mottagare behandlar uppgifter enligt avtal och endast för specificerade ändamål.
Dina rättigheter
Du har rätt att:
- Få information om vilka uppgifter vi behandlar
- Begära rättelse av felaktiga uppgifter
- Begära radering (i vissa fall)
- Invända mot behandling
- Begära begränsning av behandling
- Få ut dina uppgifter (dataportabilitet)
Kontakta oss via kontaktuppgifterna längst ner på sidan.
Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Säkerhet
Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller manipulation.
Allmänna handlingar
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t.ex. hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår informationshanteringsplan.
Läs mer:
Tryckfrihetsförordningen (1949:105) (riksdagen.se)
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (riksdagen.se)
Branschöverenskommelse
Vi på Haninge Bostäder följer Sveriges Allmännytta och Fastighetsägarnas branschöverenskommelse och uppdaterade vägledning för behandling av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (GDPR).
Informationsbrev om behandling av personuppgifter
Beställa registerutdrag
För att beställa registerutdrag fyller du i blanketten Begäran om registerutdrag från Haninge Bostäder AB Beställning av registerutdrag lämnas in till Haninge Bostäder ABs kontor på Rudsjöterrassen 5, eller via post till Haninge Bostäder AB, Box 115, 13622 Haninge.
Kontakt:
E-post: Info@haningebostader.se
Telefon: 08- 606 89 00
Besök: Rudsjöterrassen 5, 13640 Haninge
Postadress: Box 115, 136 22 Haninge
Fördjupningar:
Nedan följer fördjupad information om hur vi behandlar personuppgifter i olika situationer.
Du som är hyresgäst eller söker bostad hos oss
Information om behandling av personuppgifter
Vi behandlar personuppgifter när du erbjuds bostad hos oss, under tiden du är kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.
När du ställer dig i kö hos oss
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du själv radera din ansökan eller begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter. Vi har ett aktivitetskrav när du söker bostad hos oss för att säkerställa att du fortfarande vill stå kvar i vår kö. Detta innebär att du behöver logga in på Mina Sidor och uppdatera din ansökan minst en gång var artonde månad (1,5 år) om du inte loggar in kommer din ansökan och dina köpoäng att raderas.
När du erbjuds en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden.
Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi t.ex. att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att informera om tjänster direkt kopplade till fastigheten. Detta sker med stöd av vårt berättigade intresse. Du har rätt att invända mot en sådan behandling. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Du kan när som helst invända mot sådan behandling.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.
Särskilt om andrahandsuthyrning, lägenhetsbyten och överlåtelse
När du gör en ansökan om att få hyra ut din lägenhet i andra hand, byta din lägenhet eller överlåta lägenheten (överlåtelser gäller även lokaler) behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Det kan till exempel vara skälen för ansökan, uppgifter om föreslagen andrahandshyresgäst eller tillträdande hyresgäst och kontaktuppgifter till kontaktperson/fullmäktige. Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter för att kunna behandla och ta ställning till ansökan. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella.
Särskilt om behandling av personuppgifter vid användning av elektroniska nyckelsystem
I vissa fastigheter finns elektroniska passagesystem installerade. Om du är hyresgäst i de fastigheterna behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Vi har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifter i det elektroniska bokningssystemet för du till exempel ska kunna boka tvättstuga och passera genom entréer. Ändamålet med behandlingen är att underlätta hanteringen av nycklar för dig och oss. Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Bokningsloggar i tvättstuga anonymiseras eller raderas varje månad och passageloggar raderas efter två veckor.
När hyresförhållandet är slut
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t.ex. hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår informationshanteringsplan.
Du som är samarbetspartner
Information om behandling av personuppgifter
Vi behandlar de personuppgifter som är nödvändiga för att vi båda skall kunna ha största nytta av vårt samarbete. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.
Vem omfattas?
Dataskyddslagstiftningen är inte tillämplig om informationen avser en grupp av individer eller en organisation. Juridiska personer (till exempel aktiebolag) omfattas inte av definitionen av personuppgifter. Däremot en enskild firma/enskild näringsidkare likställs med en fysisk person och omfattas därmed. Observera också att det inte bara är privatpersoner som omfattas av lagstiftningen utan även personer i deras roll som till exempel näringsidkare, kontaktpersoner för ett företag eller yrkesutövare.
Hur fungerar det rent praktiskt
Representerar du ett företag (leverantör/ entreprenör) när vi inleder ett samarbete behöver vi behandla ett flertal uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. namn, kontaktuppgifter och annat som underlättar eller reglerar vårt samarbete genom avtal. Om ditt företag är en enskild firma kan det vara svårt att dra gränsen mellan personuppgifter och de uppgifter som är kopplade till bolaget. Om det är nödvändigt för vårt samarbete frågar vi efter referenser, uppgifter om din ekonomi eller om din anställning. Det kan innebära att vi gör kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten samt behandlar anställningsintyg, andra intyg eller uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.
Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk t.ex. under en garantitid. I övrigt hänvisas till skrivningen gällande allmänna handlingar och gallring. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla i kontakterna med en underentreprenör eller annan samarbetspartner när det är nödvändigt för att få projektet/ entreprenaden att fortlöpa som planerat.
Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
När du söker jobb hos oss
Information om behandling av personuppgifter
Det är viktigt att du känner dig trygg när du lämnar information om dig själv till oss när du söker arbete här. Vi tar stor hänsyn till skyddet av den personliga integriteten. Haninge Bostäder AB personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för behandlingen av personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Dina personuppgifter kommer att användas för rekryteringsändamål och avidentifierad statistik. Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är Haninge Bostäder ABs berättigade intresse av att administrera bolagets rekrytering.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
De uppgifter du själv delar, ditt CV, ditt personliga brev och annan information, så som betyg och intyg som du lämnar till oss eller till rekryteringspartner. Dessutom kan vi komma att registrera anteckningar från intervjuer, samtal med referenspersoner och resultat från eventuella personlighetstester.
För att värna din integritet så ombeds du som sökande undvika känsliga personuppgifter som information som kan kopplas till etniskt ursprung, familjesituation, religion, hälsa, brottslighet, politiskt eller fackligt engagemang i de handlingar som skickas till oss.
Vem tar del av personuppgifterna?
De som kommer ta del av personuppgifterna är de som arbetar med rekrytering. Externa samarbetspartners inom till exempel rekrytering, säkerhet och tillhandahållande av system kan komma att hantera dina personuppgifter vid eventuell fördjupad kandidatbedömning eller bakgrundskontroll för slutkandidater samt vid supportärenden gällande system. Personuppgifterna kommer huvudsakligen behandlas inom EU och EES. Om personuppgifter behandlas utanför EU och EES för Haninge Bostäders räkning så upprättas ett särskilt avtal med leverantören kring överföring till tredje land för att säkerställa trygg personuppgiftsbehandling.
Lagring av personuppgifter
I samband med rekrytering kommer personuppgifter sparas för att kunna användas vid ett eventuellt överklagande av tillsättning av tjänst i enlighet med gällande diskrimineringslagstiftning. Senast två år efter avslutad rekrytering kommer uppgifterna att raderas.
