Hur vi hanterar dina personuppgifter

Från och med den 25 maj 2018 hanterar Haninge Bostäder AB dina personuppgifter enligt den nya lagen om General Data Protection Regulation (GDPR) som är en ny EU-förordning som gäller för hela EU. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Det gäller oavsett om du är vår hyresgäst, söker bostad, är vår samarbetspartner eller söker jobb hos oss.

Personuppgiftsansvarig
Haninge Bostäder AB, 556556-5073, Rudsjöterrassen 5, 13640 Haninge är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

Vad är en personuppgift och när behandlar vi personuppgifter?
Personuppgifter är all information som kan kopplas direkt eller spåras till en levande person. Haninge Bostäder AB  behandlar personuppgifter som behövs för att sköta bostadsuthyrning och förvaltning av fastigheter, och för att anställa ny personal. Vi behandlar även personuppgifter för dig som inte är sökande eller kund hos oss när du kontaktar oss via e-mail, brev, sociala medier eller kundforum. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att hantera frågor och synpunkter, informera om, utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och för att behålla en god kontakt med dig. Personuppgifter som lämnas i vårt kundforum på hemsidan, anonymiseras efter 12 månader. Anonymiseringen innebär att namn, e-mailadress och ip-nummer raderas.

Allmänna handlingar
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t.ex. hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

Dina rättigheter
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade eller raderade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du t.ex. anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet). All behandling av personuppgifter sker i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen. Om du inte anser att vi har behandlat dina personuppgifter enligt dataskyddsförordningen kan du kontakta vårt dataskyddsombud på dataskyddsombud@haninge.se. Du har även rätt att klaga till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

Du som är hyresgäst eller söker bostad hos oss

Information om behandling av personuppgifter
Vi behandlar personuppgifter när du erbjuds bostad hos oss, under tiden du är kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

När du ställer dig i kö hos oss
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du själv radera din ansökan eller begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter. Vi har ett aktivitetskrav när du söker bostad hos oss för att säkerställa att du fortfarande vill stå kvar i vår kö. Detta innebär att du behöver logga in på Mina Sidor och uppdatera din ansökan minst en gång var artonde månad (1,5 år) om du inte loggar in kommer din ansökan och dina köpoäng att raderas.

När du erbjuds en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden.

Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi t.ex. att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

Särskilt om andrahandsuthyrning, lägenhetsbyten och överlåtelse

När du gör en ansökan om att få hyra ut din lägenhet i andra hand, byta din lägenhet eller överlåta lägenheten (överlåtelser gäller även lokaler)  behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Det kan till exempel vara skälen för ansökan, uppgifter om föreslagen andrahandshyresgäst eller tillträdande hyresgäst och kontaktuppgifter till kontaktperson/fullmäktige. Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter för att kunna behandla och ta ställning till ansökan.  Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella.

Särskilt om behandling av personuppgifter vid användning av elektroniska nyckelsystem

I vissa fastigheter finns elektroniska passagesystem installerade. Om du är hyresgäst i de fastigheterna behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Vi har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifter i det elektroniska bokningssystemet för du till exempel ska kunna boka tvättstuga och passera genom entréer. Ändamålet med behandlingen är att underlätta hanteringen av nycklar för dig och oss. Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Bokningsloggar i tvättstuga  anonymiseras eller raderas varje månad och passageloggar raderas efter två veckor.


När hyresförhållandet är slut
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t.ex. hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.

Du som är samarbetspartner

Information om behandling av personuppgifter

Vi behandlar de personuppgifter som är nödvändiga för att vi båda skall kunna ha största nytta av vårt samarbete. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

 

Vem omfattas?
Dataskyddslagstiftningen är inte tillämplig om informationen avser en grupp av individer eller en organisation. Juridiska personer (till exempel aktiebolag) omfattas inte av definitionen av personuppgifter. Däremot en enskild firma/enskild näringsidkare likställs med en fysisk person och omfattas därmed. Observera också att det inte bara är privatpersoner som omfattas av lagstiftningen utan även personer i deras roll som till exempel näringsidkare, kontaktpersoner för ett företag eller yrkesutövare.

Hur fungerar det rent praktiskt
Representerar du ett företag (leverantör/ entreprenör) när vi inleder ett samarbete behöver vi behandla ett flertal uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. namn, kontaktuppgifter och annat som underlättar eller reglerar vårt samarbete genom avtal. Om ditt företag är en enskild firma kan det vara svårt att dra gränsen mellan personuppgifter och de uppgifter som är kopplade till bolaget. Om det är nödvändigt för vårt samarbete frågar vi efter referenser, uppgifter om din ekonomi eller om din anställning. Det kan innebära att vi gör kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten samt behandlar anställningsintyg, andra intyg eller uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.

Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk t.ex. under en garantitid. I övrigt hänvisas till skrivningen gällande allmänna handlingar och gallring. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla i kontakterna med en underentreprenör eller annan samarbetspartner när det är nödvändigt för att få projektet/ entreprenaden att fortlöpa som planerat.

Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

 

När du söker jobb hos oss

Information om behandling av personuppgifter

Det är viktigt att du känner dig trygg när du lämnar information om dig själv till oss när du söker arbete här. Vi tar stor hänsyn till skyddet av den personliga integriteten. Haninge Bostäder AB personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för behandlingen av personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen.

 

Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Dina personuppgifter kommer att användas för rekryteringsändamål och avidentifierad statistik. Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är Haninge Bostäder ABs berättigade intresse av att administrera bolagets rekrytering.

Vilka personuppgifter behandlar vi?
De uppgifter du själv delar, ditt CV, ditt personliga brev och annan information, så som betyg och intyg som du lämnar till oss eller till rekryteringspartner. Dessutom kan vi komma att registrera anteckningar från intervjuer, samtal med referenspersoner och resultat från eventuella personlighetstester.

För att värna din integritet så ombeds du som sökande undvika känsliga personuppgifter som information som kan kopplas till etniskt ursprung, familjesituation, religion, hälsa, brottslighet, politiskt eller fackligt engagemang i de handlingar som skickas till oss.

Vem tar del av personuppgifterna?
De som kommer ta del av personuppgifterna är de som arbetar med rekrytering. Externa samarbetspartners inom till exempel rekrytering, säkerhet och tillhandahållande av system kan komma att hantera dina personuppgifter vid eventuell fördjupad kandidatbedömning eller bakgrundskontroll för slutkandidater samt vid supportärenden gällande system. Personuppgifterna kommer huvudsakligen behandlas inom EU och EES. Om personuppgifter behandlas utanför EU och EES för Haninge Bostäders räkning så upprättas ett särskilt avtal med leverantören kring överföring till tredje land för att säkerställa trygg personuppgiftsbehandling.

Lagring av personuppgifter
I samband med rekrytering kommer personuppgifter sparas för att kunna användas vid ett eventuellt överklagande av tillsättning av tjänst i enlighet med gällande diskrimineringslagstiftning. Senast två år efter avslutad rekrytering kommer uppgifterna att raderas.

Kontakta oss:

Via e-post: Info@haningebostader.se

Telefon. 08- 606 89 00

Besök: Rudsjöterrassen 5, 13640 Haninge